Tietosuoja

REKISTERI JA TIETOSUOJASELOSTE

Tämä on MEREO Vanhusten Palvelutaloyhdistys ry:n (jäljempänä MEREO) henkilötietolain

(10 ja 24 §) mukainen rekisteri ja tietosuojaseloste, jota käytetään rekisteröityjen informoimiseen henkilötietojen käsittelystä.

MEREO suojaa rekisteröityjen yksityisyyttä ja noudattaa kaikessa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleisestä tietosuoja-asetusta (2016/679) ja muuta soveltuvaa lainsäädäntöä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa. Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia rekisteröityä koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on määritelty. Henkilötietoja ovat esimerkiksi nimi, syntymäaika ja sähköpostiosoite.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

MEREO / Vanhusten Palvelutaloyhdistys ry

Leppäsuonkatu 4 A, 00100 Helsinki

Siltä osin, kun MEREO toimii henkilötietojen käsittelijänä ja muu taho on rekisterinpitäjä (kuten kunta, kuntayhtymä tai kaupunki), noudatetaan henkilötietojen käsittelyssä asianomaisen rekisterinpitäjän tietosuojaselosteita. Tällöin käsittelyyn liittyvät yhteydenotot tulee tehdä kyseiselle rekisterinpitäjälle, ellei rekisterinpitäjän kanssa ole muusta käytännöstä sovittu.

Puitesopimusasiakkaat tai palveluseteliasiakkaat

Rekisterinpitäjä on palvelusetelin myöntänyt kunta ja MEREO toimii henkilötietojen käsittelijänä.

Rekisterinpitäjät löytyvät:

Helsinki

Espoo

Sodankylä

Miksi käsittelemme henkilötietojasi ja mitä tietoja keräämme

Käsittelemme henkilötietojasi:

• MEREOn palvelujen tuottamista ja niihin liittyvien sopimusten toteuttamista ja valmistelua varten kuten myyntiin, vuokraukseen, hankintaan, taloushallintoon ja palvelujen hallinnointiin sekä suorittamiseen.

•  Lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen, kuten kirjanpitolainsäädännön mukaisiin velvoitteisiin ja rekisteröidyn oikeuksien hallinnointiin (ks. jäljempänä oikeutesi).

• Palveluiden turvallisuuden varmistamiseen ja väärinkäytösten estämiseen.

• Asiakassuhteen (palvelun maksaja) hoitamiseen kuten tapaamisten hallinnointiin, tiedustelujen käsittelemiseen ja tiedottamiseen.

• Muiden kuin asiakkaiden yhteydenottopyyntöjen käsittelyyn.

• Mainontaan ja markkinointiin asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille kuten uutiskirjeen tilaamiseen ja tapahtumien järjestämiseen. Mainontaan ja markkinointiin kysytään aina henkilön suostumus etukäteen.

• Sisäiseen kehitykseen kuten laadunvarmistukseen (esim. palautteiden käsittelyyn ja asiakastyytyväisyyskyselyihin).

Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on pääasiassa yhdistyksen ja rekisteröidyn, tai rekisteröidyn edustaman tahon, välisen sopimuksen toteuttaminen ja lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen.

MEREOlla on myös lakisääteinen velvoite palveluiden turvallisuuden varmistamiseen ja väärinkäytösten estämiseen. Niihin liittyvä henkilötietojen käsittely perustuu myös MEREOn oikeutettuun etuun huolehtia turvallisuudesta.

Henkilötietojen käsittely asiakassuhteen hoitamiseen, yhteydenottopyyntöjen käsittelyyn, markkinointiin ja sisäiseen kehitykseen perustuu MEREOn oikeutettuun etuun edistää liiketoimintaansa ja siten tarjota parempaa palvelua.

MEREO pyytää rekisteröidyltä suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn, mikäli lainsäädäntö edellyttää sitä (esim. uutiskirjeen lähettämiseen yksityisasiakkaille). Suostumuksen voi perua koska tahansa (ks. jäljempänä kappale oikeutesi).

Käsiteltävät henkilötietoryhmät

MEREO kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

Asukkaamme

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme asukkaiden henkilötietoja. Yksilöinti- ja yhteystietoja, kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja henkilötunnus. Asukassuhteeseen liittyviä tietoja, kuten sopimusta koskevat tiedot, asiakkuuden alkamispäivä, laskutus- ja maksutiedot ja muut asukassuhteen yksilöivät tiedot. Palvelutarpeen arviointitiedot, kuten lausunto palveluasunnon tarpeesta tai varallisuustiedot. Turvallisen hoidon kannalta tarpeelliset tiedot, kuten diagnoosit, lääkintätiedot tai toimintakyky. Palvelun toteuttamisen dokumentointi, kuten päivittäiset hoitotiedot ja tapahtumat.

Henkilötietoja voivat käsitellä vain ne työntekijämme, joiden työtehtäviin kyseessä oleva henkilötietojen käsittely kuuluu.

Työnhakijamme

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme sinusta sinulta saatuja tietoja työnhakuprosessin tarpeisiin. Näitä tietoja ovat hakijan perustiedot (nimi, yhteystiedot) sekä hakijan vapaamuotoiset lisätiedot (hakemus, ansioluettelo, liitteet). Pidämme edellä mainitut tiedot vain omana tietonamme, emmekä luovuta tietoja eteenpäin.

Työnhakijana sinun on tärkeä ymmärtää, että MEREOlle hakiessasi, tietojasi käsittelee useampi henkilö henkilöstöhallinnosta ja esimiehistä. Henkilötietoja voivat käsitellä vain ne työntekijämme, joiden työtehtäviin kyseessä oleva henkilötietojen käsittely kuuluu.

Työntekijämme

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme sinusta sinulta saatuja tietoja, joiden avulla kykenemme hoitamaan työnantajan velvoitteet työsuhteeseen liittyen.

Vapaaehtoisemme

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme sinusta sinulta saatuja tietoja, joiden avulla kykenemme hoitamaan yhteydenpidon vapaaehtoistoiminnan sopimuksemme mukaisesti.

Mistä tiedot saamme

Pääasiallisesti keräämme ja saamme henkilötietosi rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi palvelutarpeen arvioinnin yhteydessä, vuokrasopimuksen solmimisen yhteydessä tai asiakassuhteen aikana.

Lisäksi henkilötietoja voivat antaa rekisteröidyn huoltaja, laillinen edustaja tai lähiomainen sekä hoitohenkilöstö.

Tietojen luovuttaminen tai siirtäminen

Henkilötietojasi luovutetaan ainoastaan lain sallimissa rajoissa. Rekisteröityjen henkilötietoja voidaan luovuttaa lakisääteisten ja sopimusvelvoitteiden edellyttämissä tilanteissa mm. viranomaisille tai kiinteistöjen omistajalle.

MEREO voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille, esimerkiksi IT -järjestelmiä ja taloushallintopalveluita, tavarantoimituksia, oikeudellisia palveluita ja muita palveluita tuottaville palveluntarjoajille. MEREO varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti.

Lisäksi rekisteröidyn henkilötietoja voidaan joutua luovuttamaan lähiomaiselle tai vastaavalle läheiselle potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain ja sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain mukaisten edellytysten täyttyessä (esimerkiksi tärkeät hoitopäätökset, mikäli henkilö ei ole kykenevä itse ilmaisemaan tahtoaan).

Henkilötietoja ei luovuteta Euroopan Unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Mikäli palveluntarjoajat käsittelevät (esim. pilvipalvelut) tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolella, henkilötietojen suojan riittävä taso on varmistettu tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten sopimuksilla, joissa on EU:n komission mallilausekkeet.

Miten kauan säilytämme tietojasi?

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan, kuin on tarpeellista rekisterin tarkoituksen mukaisessa toiminnassa.

MEREO säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista Tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei MEREO tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi.

Henkilötietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat sen mukaan, mikä on tietyn henkilötiedon käyttötarkoitus.

Merkittävin lakisääteinen säilytysaika koskee kirjanpitoaineistoa, jota säilytetään 10 vuotta tilikauden päättymisen jälkeen.

Muita henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan ja tarpeellinen aika suhteen päättymisen jälkeen, jotta varmistetaan sopimussuhteeseen liittyvien velvoitteiden täyttäminen.

Jonossa olevia vuokrahakemuksia säilytetään 6 kk, mutta hakija voi halutessaan pidentää hakemuksen voimassaoloaikaa.

Edustajan henkilötietojen säilyttäminen on sidoksissa siihen, kuinka pitkään kyseinen rekisteröity toimii yhteisön tai henkilön edustajana MEREON suuntaan.

Rekisteröidyn antamat suostumukset, kiellot ja rajoitukset henkilötietojensa käsittelyyn säilytetään niin kauan kuin suhde rekisteröityyn on voimassa.

Lisäksi todetaan selvyyden vuoksi, että toimiessaan henkilötietojen käsittelijänä, MEREO palauttaa asiakkaita koskevat henkilötiedot rekisterinpitäjälle sopimussuhteen päättyessä, ja tämä taho märittelee tietojen säilytysajat. Rekisterinpitäjänä on esimerkiksi kunta, joka tilaa palvelut asiakkaalleen.

Asukkaan henkilötietoja säilytämme koko asukassuhteen ajan. Asukkaiden tiedot poistamme asukassuhteen päätyttyä.

Työnhakijoiden tiedot poistuvat järjestelmästämme hakijan itse pyytämän ajan kuluttua.

Vapaaehtoistemme tiedot poistamme vapaaehtoistoiminnan sopimuksen mukaisesti.

Voit pyytää tietojesi poistamista rekisteristä lähettämällä pyynnön sähköpostitse osoitteeseen . Poistamme tiedot välittömästi kaikista rekistereistämme, mikäli se on laki- ja asetukset huomioon ottaen mahdollista.

Miten suojaamme tietosi?

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan kaikissa tilanteissa huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Henkilötietojen käsittelyssä käytetään asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi. Olemme rajanneet pääsyn tietoihin salasanoilla ja henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla vain niille henkilöille, jotka ovat siihen oikeutettuja, ja jotka niitä tarvitsevat tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi.

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on työsopimuslain ja sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

MEREO voi tämän Tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille, jolloin yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

Oikeutesi?

Sinulla on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti rekisterinpitäjälle osoitteeseen Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

• oikeus tarkistaa, mitä sinua koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu
• oikeus pyytää sinua koskevien henkilötietojen korjaamista
• MEREO korjaa myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon

• oikeus pyytää sinua koskevien puutteellisten tietojen täydentämistä
•  MEREO täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon
• oikeus vaatia sinua koskevien henkilötietojen poistamista
•  MEREO on lähtökohtaisesti velvoitettu säilyttämään henkilötietojasi erinäisten lakiin ja muihin määräyksiin perustuvien velvoitteiden vuoksi. Voit kuitenkin pyytää tietojasi poistettavaksi ja ne poistetaan, kun niiden säilyttämiseen liittyvä lakisääteinen velvoite poistuu
• MEREO poistaa myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus perua antamansa suostumus häntä koskevien tietojen käsittelyyn. Perumisella ei ole vaikutusta perumista aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti. Euroopan unionissa valituksen voi tehdä erityisesti asuin- tai työskentelyvaltion tai valtion, jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, valvontaviranomaiselle.